Datenschutzerklärung

1. Wer für die Verarbeitung verantwortlich ist

Escalamarela, Lda NIPC 516 642 260 Sitz: Régia Douro Park, Edifício Incubadora de Empresas — Cowork, 5000-033 Andrães, Vila Real, Portugal Niederlassung: LETTIA Luxury Villa, Rua Direita n.º 18, 4450-650 Leça da Palmeira — Registo Nacional de Alojamento Local RNAL 127208/AL

Kontakt für Datenschutzangelegenheiten: [email protected] · +351 910 121 910 (Anruf ins nationale Mobilfunknetz)

Wir haben keinen Datenschutzbeauftragten benannt, da wir nicht unter Artikel 37 der DSGVO fallen.

2. Wofür diese Erklärung gilt

Diese Erklärung gilt für:

• Öffentliche Website — www.lettia.pt und www.lettiavilla.com
• Plattform für Buchungsverwaltung und Gästeregistrierung — app.lettia.pt, einschließlich des Check-in-Links, den wir jedem Gast senden
• Kommunikation per E-Mail, Telefon und WhatsApp
• Aufenthalt in der Villa, einschließlich der in der Immobilie installierten Umgebungssensoren

Wenn wir von „wir“, „LETTIA“ oder „der Villa“ sprechen, ist damit Escalamarela, Lda gemeint.

Diese Erklärung ist auf Portugiesisch, Englisch, Spanisch, Französisch und Deutsch verfügbar. Bei Abweichungen zwischen den Fassungen gilt die portugiesische Fassung.

3. Zusammenfassung

Die Einzelheiten jeder Verarbeitungstätigkeit sind in den folgenden Abschnitten dargelegt.

4. Wenn Sie unsere Website besuchen

Besuchsmessung. Wir verwenden Cloudflare Web Analytics, um zu wissen, wie viele Menschen die Website besuchen, aus welchen Ländern, welche Seiten sie ansehen und über welche Links sie uns erreicht haben. Dieses Tool setzt keine Cookies, erstellt keine persistenten Kennungen, verwendet kein Geräte-Fingerprinting und verfolgt Besucher nicht über Websites hinweg. Die IP-Adresse wird kurzzeitig verwendet, um das Land zu bestimmen, und nicht gespeichert. Die Daten, die wir sehen, sind ausschließlich aggregiert: wir können Sie nicht identifizieren oder Ihren individuellen Besuch rekonstruieren.

Positionierung in Suchmaschinen. Wir verwenden Google Search Console, um die Leistung der Website in Suchergebnissen zu überwachen. Dieses Tool installiert nichts auf Ihrem Gerät und verarbeitet nur aggregierte Daten der Suchmaschine.

Cookies und lokaler Speicher. Unsere Website verwendet nur ein unbedingt erforderliches Cookie, um Ihre gewählte Sprache zu merken, und speichert kleine Navigationspräferenzen auf Ihrem Gerät, etwa die Bestätigung, dass Sie den Cookie-Hinweis gelesen haben. Keines dieser Elemente erfordert eine Einwilligung nach Artikel 5 der Lei n.º 41/2004. Wir verwenden keine Werbe-, Tracking- oder Profiling-Cookies. Sollten wir in Zukunft nicht essenzielle Elemente verwenden, werden wir um Ihre vorherige Einwilligung bitten; Sie können ebenso leicht ablehnen wie akzeptieren und Ihre Wahl jederzeit ändern. Siehe unsere Cookie-Richtlinie.

Inhalte Dritter. Der Lage-Bereich bettet eine OpenStreetMap-Karte ein. Wenn diese Karte geladen wird, werden Ihre IP-Adresse und Ihr Browsertyp an die OpenStreetMap Foundation übermittelt. Auf der Website gezeigte Videos werden auf unseren eigenen Servern gehostet und beziehen keine Dritten ein. Die WhatsApp-Schaltfläche ist ein einfacher Link: Bis Sie sie nutzen, wird nichts an Meta übermittelt.

Rechtsgrundlage. Berechtigtes Interesse am Verstehen und Verbessern der Website-Leistung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) durch eine Verarbeitung, die uns nicht erlaubt, Sie zu identifizieren.

5. Wenn Sie uns kontaktieren oder eine Buchung anfragen

Direktkontakt. Wenn Sie an [email protected] schreiben, uns anrufen oder WhatsApp nutzen, verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre Kontaktdaten und den Inhalt der Kommunikation, um zu antworten. Wir zeichnen keine Telefongespräche auf. WhatsApp-Gespräche unterliegen außerdem der Datenschutzrichtlinie von Meta, über die wir keine Kontrolle haben.

Wir bewahren diese Kommunikationen so lange auf, wie sie zur Bearbeitung Ihrer Anfrage nützlich sind, und höchstens drei Jahre nach dem letzten Kontakt. Wenn Sie uns innerhalb dieses Zeitraums erneut kontaktieren, beginnt die Frist von neuem.

Sollte der Website künftig ein Kontaktformular hinzugefügt werden, werden darin eingegebene Daten zu denselben Bedingungen verarbeitet.

Buchungsanfrage auf der Website. Um Verfügbarkeit zu prüfen und eine Buchung abzuschließen, verarbeiten wir: Name, E-Mail, Telefon, Land, gewünschte Daten, Anzahl und Zusammensetzung der Gruppe, Betrag und etwaige Sonderwünsche.

Zahlung. Die Zahlung erfolgt in einer sicheren Umgebung von Stripe, zu der Sie von unserer Website weitergeleitet werden. Ihre Kartendaten werden direkt bei Stripe eingegeben und durchlaufen niemals unsere Systeme — zu keinem Zeitpunkt haben wir Zugriff auf die vollständige Kartennummer oder den Sicherheitscode. Wir erhalten nur die Transaktionsbestätigung, die letzten vier Ziffern, die Kartenmarke und den Zahlungsstatus, die wir für die buchhalterische Abstimmung und die Kautionsverwaltung verwenden.

Kaution. Sofern zutreffend, wird sie durch eine Vorautorisierung auf der Karte eingerichtet, ohne tatsächliche Belastung, und gemäß den in den Buchungsbedingungen angegebenen Bedingungen freigegeben.

Rechtsgrundlage. Vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage und, nach Bestätigung, Erfüllung des Beherbergungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b).

6. Wenn Sie über eine andere Plattform buchen

Wenn Sie über Airbnb oder eine andere Buchungsplattform buchen, erhalten wir Ihre Daten von der Plattform und nicht direkt von Ihnen. In diesen Fällen erhalten wir in der Regel: Name, Daten, Anzahl der Gäste, Betrag, Buchungsreferenz sowie eine Kontakt-E-Mail und Telefonnummer — meist anonymisiert oder von der Plattform vermittelt.

Die ursprüngliche Erhebung dieser Daten erfolgt durch die Plattform unter ihrer eigenen Datenschutzrichtlinie, über die wir keine Kontrolle haben. Ab dem Moment, in dem wir sie erhalten, sind wir für ihre Verarbeitung nach dieser Erklärung verantwortlich.

Wir verwenden Beds24 als Channel-Management-System, das Buchungen aus verschiedenen Kanälen zentralisiert und an unsere Verwaltungsplattform übermittelt.

Buchungen für Dritte. Wenn Sie im Namen anderer Personen buchen oder uns die Daten anderer Gäste mitteilen, liegt es in Ihrer Verantwortung, sie über diese Erklärung zu informieren. Alle Gäste können ihre Rechte direkt bei uns ausüben.

7. Gästeregistrierung und Mitteilung an die Behörden

Das portugiesische Recht verpflichtet uns, alle Gäste zu registrieren und die Unterbringung ausländischer Staatsangehöriger den Behörden mitzuteilen. Dies ist der sensibelste Teil der Verarbeitung; wir erläutern ihn im Detail.

8. Allergien und Gesundheitsinformationen

Das Check-in-Formular ermöglicht die Angabe von Allergien oder Ernährungseinschränkungen. Dies ist ein optionales Feld, dessen einziger Zweck es ist, das Frühstück sicher vorzubereiten und Risiken während des Aufenthalts zu vermeiden.

• Wir verarbeiten sie nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung, die Sie beim Ausfüllen des Feldes erteilen (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO)
• Sie sind nur für diejenigen sichtbar, die den Service vorbereiten
• Sie werden nicht an Dritte übermittelt
• Sie werden 30 Tage nach Check-out gelöscht; danach behalten wir nur eine anonyme statistische Zählung (Allergietyp, Altersgruppe und Jahr), die uns nicht erlaubt, Sie zu identifizieren
• Sie können die Einwilligung jederzeit durch Schreiben an [email protected] widerrufen

Es handelt sich um gesundheitsbezogene Daten mit erhöhtem Schutz. Daher:

Das Nichtangeben von Allergien hat keine Folge für die Buchung — es bedeutet nur, dass wir sie nicht berücksichtigen können.

9. Vorbereitung und Nachbereitung des Aufenthalts

Um Ihre Ankunft zu organisieren und den Service anzupassen, verarbeiten wir: voraussichtliche Ankunftszeit, Flugnummer (wenn Sie sie angeben, damit wir Verspätungen überwachen können), Bett- und Frühstückspräferenzen sowie bevorzugte Sprache.

Die Flugnummer wird ausschließlich verwendet, um den öffentlichen Flugstatus über einen Luftfahrtinformationsdienst zu prüfen; wir greifen auf keine Daten Ihrer Reisebuchung zu.

Wir bewahren diese Präferenzen so lange auf, wie unsere Beziehung andauert, und bis zu drei Jahre nach Ihrem letzten Aufenthalt, damit Sie sie bei einem späteren Besuch nicht erneut angeben müssen. Nach diesem Zeitraum werden die Informationen in aggregierte statistische Daten umgewandelt, die uns nicht mehr erlauben, Sie zu identifizieren.

Rechtsgrundlage. Vertragserfüllung und berechtigtes Interesse an der Servicequalität.

10. In der Villa installierte Sensoren

11. Rechnungsstellung, Buchhaltung und kommunale Kurtaxe

Rechnungsstellung. Wir stellen für jeden Aufenthalt eine Rechnung mit den gesetzlich erforderlichen Angaben aus — Name, Adresse und NIF oder Ausweisdokument, sofern zutreffend. Rechnungen werden archiviert und der Autoridade Tributária mitgeteilt.

Taxa Municipal Turística. Die Município de Matosinhos verlangt die Zahlung einer Steuer pro Gast und Nacht, mit geltenden Befreiungen nach Alter und Nachtgrenzen. Zu diesem Zweck verarbeiten wir das Alter jedes Gastes beim Check-in und bewahren die vierteljährliche Abrechnung als Nachweis auf.

Buchhaltung. Unterlagen werden von einem zertifizierten Buchhalter und über Rechnungs- und Buchhaltungssoftware bearbeitet, beide an berufliche Verschwiegenheit gebunden.

Rechtsgrundlage. Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c) gemäß Código do IVA, Código do IRC und der geltenden kommunalen Verordnung. Solange gesetzliche Aufbewahrungsfristen gelten, können diese Daten auf Antrag nicht gelöscht werden, selbst wenn Sie es verlangen.

12. Kommerzielle Kommunikation

Wenn Sie ausdrücklich eine E-Mail zu diesem Zweck angeben, können wir Ihnen Informationen über die Villa, Verfügbarkeit und Angebote senden.

• Sie ist stets optional und bedingt niemals die Buchung oder den Aufenthalt
• Sie steht nur Gästen im Alter von 18 Jahren oder älter zur Verfügung
• Wir zeichnen Datum und Fassung des Einwilligungstextes als Nachweis auf
• Sie können sich von jeder Kommunikation abmelden oder an [email protected] schreiben
• Der Widerruf der Einwilligung berührt nicht die Rechtmäßigkeit vorheriger Sendungen

Rechtsgrundlage. Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und Art. 13.º-A der Lei n.º 41/2004 vom 18. August).

13. Mit wem wir Ihre Daten teilen

Wir verkaufen Ihre personenbezogenen Daten nicht und geben sie nicht zu Werbezwecken weiter.

Daten sind nur denjenigen zugänglich, die sie für die beschriebenen Zwecke benötigen:

Unsere Backups werden auf unserer eigenen Ausrüstung verschlüsselt, bevor sie in Cloud-Speicher gesendet werden, sodass der jeweilige Anbieter keinen Zugriff auf den Inhalt hat.

Wir können Daten auch an öffentliche Behörden, Gerichte oder Versicherer übermitteln, wenn dies gesetzlich erforderlich oder zur Verteidigung unserer Rechte notwendig ist.

Alle oben aufgeführten Anbieter sind durch Auftragsverarbeitungsverträge nach Artikel 28 DSGVO mit Vertraulichkeits- und Sicherheitsverpflichtungen gebunden und dürfen Daten nur gemäß unseren Weisungen verarbeiten.

14. Übermittlungen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums

Einige der oben aufgeführten Anbieter haben ihren Sitz oder ihre Infrastruktur außerhalb des EWR, insbesondere in den Vereinigten Staaten von Amerika. In diesen Fällen stützen sich Übermittlungen auf:

• Den Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission zum EU-US Data Privacy Framework, wenn der Anbieter danach zertifiziert ist
• Den Angemessenheitsbeschluss in Bezug auf das Vereinigte Königreich, im Fall von Beds24
• Standardvertragsklauseln, die von der Europäischen Kommission genehmigt wurden, ergänzt durch zusätzliche technische Maßnahmen wie Verschlüsselung während der Übertragung und im Ruhezustand, in den übrigen Fällen

Sie können uns um Informationen zu den für eine bestimmte Übermittlung geltenden Garantien bitten.

15. Wie lange wir Ihre Daten aufbewahren

Ausnahme. Wenn ein Aufenthalt noch nicht in Rechnung gestellt wurde, werden die zur Ausstellung der Rechnung erforderlichen Daten bis zum Abschluss dieses Vorgangs aufbewahrt, auch wenn die oben genannten Fristen bereits abgelaufen sind.

Nach Ablauf der Fristen werden Daten automatisch und unumkehrbar gelöscht oder anonymisiert — in statistische Informationen umgewandelt, die uns nicht mehr erlauben, Sie zu identifizieren, und die wir ohne zeitliche Begrenzung aufbewahren dürfen, da sie keine personenbezogenen Daten mehr darstellen.

Backups. Wenn Sie das Recht auf Löschung ausüben, werden Ihre Daten sofort aus den aktiven Systemen entfernt. Backups sind verschlüsselt und werden rotierend ersetzt; solange sie existieren, werden darin enthaltene Daten für keinen anderen Zweck als die Wiederherstellung bei technischem Ausfall verwendet.

16. Ihre Rechte

Nach den Artikeln 15 bis 22 der DSGVO haben Sie das Recht:

• auf Ihre Daten zuzugreifen und eine Kopie zu erhalten
• unrichtige oder unvollständige Daten zu berichtigen
• Ihre Daten zu löschen, wenn sie nicht mehr erforderlich sind oder wenn Sie die Einwilligung widerrufen — außer wenn das Gesetz uns zur Aufbewahrung verpflichtet, insbesondere für steuerliche Zwecke und die Gästeregistrierung
• die Verarbeitung einzuschränken, während Sie die Richtigkeit der Daten bestreiten oder der Verarbeitung widersprechen
• auf Datenübertragbarkeit, indem Sie die uns bereitgestellten Daten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format erhalten
• der auf berechtigtem Interesse beruhenden Verarbeitung zu widersprechen, einschließlich der Umgebungssensoren
• die Einwilligung jederzeit zu widerrufen in Bezug auf Allergien und kommerzielle Kommunikation, ohne die Rechtmäßigkeit der vorherigen Verarbeitung zu berühren

Wie ausüben. Schreiben Sie an [email protected]. Wir antworten innerhalb eines Monats, verlängerbar um zwei Monate bei komplexen Anfragen; in diesem Fall informieren wir Sie. Die Ausübung dieser Rechte ist kostenlos. Wir können Sie um zusätzliche Informationen bitten, wenn wir begründete Zweifel an Ihrer Identität haben.

Beschwerde. Sie können eine Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde einreichen:

Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD) Av. D. Carlos I, 134, 1.º — 1200-651 Lisboa [email protected] · +351 213 928 400 · www.cnpd.pt

17. Automatisierte Entscheidungen

Wir treffen keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen, die rechtliche Wirkung entfalten oder Sie erheblich beeinträchtigen, und führen kein Profiling durch. Das in Abschnitt 7 beschriebene automatische Dokumentenlesen beschränkt sich auf das Extrahieren von Text aus einem Bild; Prüfung und Bestätigung erfolgen stets durch eine Person. Die in Abschnitt 10 beschriebenen Sensoralarme haben keine automatische Wirkung: Sie werden stets von einer Person bewertet, bevor eine Maßnahme ergriffen wird.

18. Sicherheit

Die Anwendung, die Datenbank und der Dateispeicher, die die Buchungsverwaltung und Gästeregistrierung unterstützen, werden auf Servern in Europa gehostet (Niederlande, Deutschland und Westeuropa).

Wir haben dem Risiko angemessene technische und organisatorische Maßnahmen getroffen, einschließlich: Verschlüsselung der Kommunikation (HTTPS) und der ruhenden Daten, starke Authentifizierung und profilbeschränkter Zugang zur Verwaltungsplattform, Protokollierung von Änderungen an Gästedaten, individuelle und befristete Check-in-Links, verschlüsselte Backups mit Schlüsseln unter unserer ausschließlichen Kontrolle sowie geplante automatische Löschung von Daten nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen.

Tritt eine Datenschutzverletzung ein, die voraussichtlich ein hohes Risiko für Ihre Rechte mit sich bringt, werden Sie gemäß Artikel 34 DSGVO benachrichtigt.

19. Änderungen dieser Erklärung

Diese Erklärung kann aktualisiert werden, wenn sich die darin beschriebene Verarbeitung ändert. Die geltende Fassung ist die auf dieser Seite veröffentlichte, mit dem angegebenen Datum. Wesentliche Änderungen werden Gästen mit aktiven Buchungen mitgeteilt.