Política de Privacidad

1. Quién es el responsable del tratamiento

Escalamarela, Lda NIPC 516 642 260 Domicilio social: Régia Douro Park, Edifício Incubadora de Empresas — Cowork, 5000-033 Andrães, Vila Real, Portugal Establecimiento: LETTIA Luxury Villa, Rua Direita n.º 18, 4450-650 Leça da Palmeira — Registo Nacional de Alojamento Local RNAL 127208/AL

Contacto para asuntos de privacidad: [email protected] · +351 910 121 910 (llamada a red móvil nacional)

No hemos designado Delegado de Protección de Datos al no estar cubiertos por el artículo 37 del RGPD.

2. A qué se aplica esta política

Esta política se aplica a:

• Sitio web público — www.lettia.pt y www.lettiavilla.com
• Plataforma de gestión de reservas y registro de huéspedes — app.lettia.pt, incluido el enlace de check-in que enviamos a cada huésped
• Comunicaciones por email, teléfono y WhatsApp
• Estancia en la villa, incluidos los sensores ambientales instalados en la propiedad

Cuando se refiere a "nosotros", "LETTIA" o "la villa", se entiende Escalamarela, Lda.

Esta política está disponible en portugués, inglés, español y francés. En caso de discrepancia entre versiones, prevalece la versión portuguesa.

3. Resumen

El detalle de cada tratamiento figura en las secciones siguientes.

4. Cuando visita nuestro sitio web

Medición de visitas. Utilizamos Cloudflare Web Analytics para saber cuántas personas visitan el sitio, de qué países, qué páginas ven y a través de qué enlaces llegaron hasta nosotros. Esta herramienta no instala cookies, no crea identificadores persistentes, no recurre a la huella digital del dispositivo (*fingerprinting*) y no sigue a los visitantes entre sitios. La dirección IP se usa momentáneamente para determinar el país y no se conserva. Los datos que vemos son exclusivamente agregados: no podemos identificarle ni reconstruir su visita individual.

Posicionamiento en motores de búsqueda. Utilizamos Google Search Console para seguir el rendimiento del sitio en los resultados de búsqueda. Esta herramienta no instala ningún elemento en su equipo y trata únicamente datos agregados proporcionados por el motor de búsqueda.

Cookies y almacenamiento local. Nuestro sitio web utiliza únicamente una cookie estrictamente necesaria para memorizar el idioma elegido, y guarda en su equipo pequeñas preferencias de navegación, como la confirmación de que ha leído el aviso de cookies. Ninguno de estos elementos requiere consentimiento, en los términos del artículo 5.º de la Lei n.º 41/2004. No utilizamos cookies publicitarias, de rastreo o de elaboración de perfiles. Si en el futuro utilizamos elementos no esenciales, le pediremos consentimiento previo, pudiendo rechazar con la misma facilidad con que acepta y cambiar su elección en cualquier momento. Consulte nuestra Política de Cookies.

Contenidos de terceros. La sección de ubicación integra un mapa de OpenStreetMap. Al cargar ese mapa, su dirección IP y el tipo de navegador se comunican a la OpenStreetMap Foundation. Los vídeos presentados en el sitio están alojados en nuestros propios servidores y no implican terceros. El botón de WhatsApp es un simple enlace: nada se comunica a Meta mientras no lo utilice.

Base legal. Interés legítimo en comprender y mejorar el rendimiento del sitio web (art. 6.º/1 f) del RGPD), mediante un tratamiento que no permite identificarle.

5. Cuando nos contacta o solicita una reserva

Contacto directo. Si nos escribe a [email protected], llama o usa WhatsApp, tratamos su nombre, contactos y el contenido de la comunicación para responderle. No grabamos llamadas telefónicas. Las conversaciones de WhatsApp quedan también sujetas a la política de privacidad de Meta, sobre la cual no tenemos control.

Conservamos estas comunicaciones mientras sean útiles para el seguimiento de su solicitud y, como máximo, tres años tras el último contacto. Si vuelve a contactarnos dentro de ese periodo, el plazo se reinicia.

Si en el futuro existiera un formulario de contacto en el sitio web, los datos introducidos en él se tratarán en los mismos términos.

Solicitud de reserva en el sitio web. Para verificar disponibilidad y completar una reserva, tratamos: nombre, email, teléfono, país, fechas deseadas, número y composición del grupo, importe y eventuales peticiones especiales.

Pago. El pago se completa en un entorno seguro de Stripe, al que se le redirige desde nuestro sitio. Los datos de su tarjeta se introducen directamente en Stripe y nunca pasan por nuestros sistemas — en ningún momento tenemos acceso al número completo de la tarjeta ni a su código de seguridad. Recibimos solo la confirmación de la transacción, los cuatro últimos dígitos, la marca de la tarjeta y el estado del pago, que utilizamos para conciliación contable y gestión de depósitos.

Depósito. Cuando proceda, se constituye mediante una preautorización en la tarjeta, sin cobro efectivo, liberada en los términos indicados en las Condiciones de Reserva.

Base legal. Diligencias precontractuales a su solicitud y, tras la confirmación, ejecución del contrato de alojamiento (art. 6.º/1 b)).

6. Cuando reserva a través de otra plataforma

Si reserva a través de Airbnb u otra plataforma de reservas, recibimos sus datos de la plataforma y no directamente de usted. En esos casos recibimos, típicamente: nombre, fechas, número de huéspedes, importe, referencia de la reserva, y un email y teléfono de contacto — habitualmente anonimizados o intermediados por la plataforma.

La recogida inicial de esos datos la realiza la plataforma, al amparo de su propia política de privacidad, sobre la cual no tenemos control. A partir del momento en que los recibimos, somos nosotros los responsables de su tratamiento, en los términos de esta política.

Utilizamos Beds24 como sistema de gestión de canales, que centraliza las reservas procedentes de los distintos canales y las transmite a nuestra plataforma de gestión.

Reservas para terceros. Si reserva en nombre de otras personas, o nos comunica los datos del resto de huéspedes, le corresponde informarles de esta política. Todos los huéspedes pueden ejercer sus derechos directamente con nosotros.

7. Registro de huéspedes y comunicación a las autoridades

La ley portuguesa nos obliga a registrar a todos los huéspedes y a comunicar a las autoridades el alojamiento de ciudadanos extranjeros. Es la parte más sensible del tratamiento y la explicamos en detalle.

8. Alergias e información de salud

El formulario de check-in permite indicar alergias o restricciones alimentarias. Es un campo facultativo, cuyo único objetivo es preparar el desayuno con seguridad y evitar riesgos durante la estancia.

• Solo los tratamos con su consentimiento explícito, dado al rellenar el campo (art. 9.º/2 a) del RGPD)
• Son visibles solo para quien prepara el servicio
• No se comunican a terceros
• Se eliminan 30 días tras el check-out; a partir de esa fecha conservamos solo un contador estadístico anónimo (tipo de alergia, tramo de edad y año), que no permite identificarle
• Puede retirar el consentimiento en cualquier momento escribiendo a [email protected]

Se trata de datos relativos a la salud, con protección reforzada. Por ello:

No indicar alergias no tiene ninguna consecuencia en la reserva — solo no nos permite tenerlas en cuenta.

9. Preparación y seguimiento de la estancia

Para organizar su llegada y adaptar el servicio, tratamos: hora prevista de llegada, número de vuelo (cuando lo indica, para seguir retrasos), preferencias de camas y desayuno, e idioma preferido.

El número de vuelo se usa exclusivamente para consultar el estado público del vuelo a través de un servicio de información aeronáutica; no accedemos a ningún dato de su reserva de viaje.

Conservamos estas preferencias mientras dure la relación con nosotros y hasta tres años tras la última estancia, para que en una visita posterior no tenga que indicarlas de nuevo. Transcurrido ese plazo, la información se convierte en datos estadísticos agregados que ya no permiten identificarle.

Base legal. Ejecución del contrato e interés legítimo en la calidad del servicio.

10. Sensores instalados en la villa

11. Facturación, contabilidad y tasa municipal turística

Facturación. Emitimos factura de cada estancia, con los elementos exigidos por ley — nombre, domicilio y NIF o documento de identificación, cuando proceda. Las facturas se conservan en archivo y se comunican a Autoridade Tributária.

Taxa Municipal Turística. El Município de Matosinhos exige la liquidación de una tasa por huésped y por noche, con exenciones aplicables en función de la edad y límites de noches. Para ello tratamos la edad de cada huésped en la fecha del check-in y conservamos el cálculo trimestral como prueba.

Contabilidad. Los documentos son tratados por un contable certificado y mediante software de facturación y contabilidad, ambos vinculados por deber de secreto.

Base legal. Obligación jurídica (art. 6.º/1 c)), en los términos del Código do IVA, del Código do IRC y del reglamento municipal aplicable. Mientras duren los plazos legales de conservación, no es posible eliminar estos datos a solicitud, aunque lo pida.

12. Comunicaciones comerciales

Si nos indica expresamente un email para ello, podremos enviarle información sobre la villa, disponibilidad y ofertas.

• Es siempre facultativo y nunca condiciona la reserva o la estancia
• Solo está disponible para huéspedes con 18 años o más
• Registramos la fecha y la versión del texto de consentimiento, como prueba
• Puede cancelar la suscripción en cualquier comunicación, o escribiendo a [email protected]
• La retirada del consentimiento no afecta a la licitud de los envíos anteriores

Base legal. Consentimiento (art. 6.º/1 a) del RGPD y art. 13.º-A de la Lei n.º 41/2004, de 18 de agosto).

13. Con quién compartimos sus datos

No vendemos sus datos personales y no los compartimos con fines publicitarios.

Los datos son accesibles solo a quienes los necesitan para las finalidades descritas:

Nuestras copias de seguridad se cifran en nuestro propio equipo antes de enviarse al almacenamiento en la nube, por lo que el proveedor respectivo no tiene acceso al contenido.

Podremos además comunicar datos a autoridades públicas, tribunales o aseguradoras cuando nos sea legalmente exigido o necesario para la defensa de nuestros derechos.

Todos los proveedores anteriores están vinculados por contrato de subcontratación en los términos del artículo 28.º del RGPD, con obligaciones de confidencialidad y seguridad, y solo pueden tratar los datos según nuestras instrucciones.

14. Transferencias fuera del Espacio Económico Europeo

Algunos de los proveedores anteriores tienen sede o infraestructura fuera del EEE, en particular en los Estados Unidos de América. En esos casos, las transferencias se basan en:

• La Decisión de Adecuación de la Comisión Europea relativa al Marco de Privacidad de Datos UE-EE.UU. (EU-U.S. Data Privacy Framework), cuando el proveedor esté certificado en él
• La Decisión de Adecuación relativa al Reino Unido, en el caso de Beds24
• En Cláusulas Contractuales Tipo aprobadas por la Comisión Europea, complementadas por medidas técnicas adicionales como el cifrado en tránsito y en reposo, en los restantes casos

Puede solicitarnos información sobre las garantías aplicables a cualquier transferencia concreta.

15. Durante cuánto tiempo conservamos sus datos

Excepción. Cuando una estancia aún no haya sido facturada, los datos necesarios para emitir la factura se conservan hasta la conclusión de ese proceso, aunque los plazos anteriores ya hayan transcurrido.

Transcurridos los plazos, los datos se eliminan de forma automática e irreversible o se anonimizan — convertidos en información estadística que ya no permite identificarle y que podemos conservar sin límite de tiempo, al no constituir ya dato personal.

Copias de seguridad. Si ejerce el derecho de supresión, sus datos se eliminan de los sistemas activos de inmediato. Las copias de seguridad están cifradas y se sustituyen en rotación y, mientras subsistan, los datos en ellas contenidos no se utilizan para ningún fin que no sea la recuperación en caso de fallo técnico.

16. Sus derechos

En los términos de los artículos 15.º a 22.º del RGPD, tiene derecho a:

• Acceder a sus datos y obtener una copia
• Rectificar datos inexactos o incompletos
• Suprimir sus datos, cuando ya no sean necesarios o cuando retire el consentimiento — salvo cuando la ley nos obligue a conservarlos, en particular con fines fiscales y de registro de huéspedes
• Limitar el tratamiento, mientras impugne la exactitud de los datos o se oponga al tratamiento
• Portabilidad, recibiendo los datos que nos facilitó en formato estructurado y de lectura automática
• Oponerse a tratamientos basados en interés legítimo, incluidos los sensores ambientales
• Retirar el consentimiento en cualquier momento respecto a las alergias y las comunicaciones comerciales, sin afectar a la licitud del tratamiento anterior

Cómo ejercerlos. Escriba a [email protected]. Respondemos en el plazo de un mes, prorrogable dos meses en solicitudes complejas, en cuyo caso se lo informaremos. El ejercicio de estos derechos es gratuito. Podemos pedirle elementos adicionales cuando tengamos dudas fundadas sobre su identidad.

Reclamación. Puede reclamar ante la autoridad de control:

Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD) Av. D. Carlos I, 134, 1.º — 1200-651 Lisboa [email protected] · +351 213 928 400 · www.cnpd.pt

17. Decisiones automatizadas

No tomamos decisiones exclusivamente automatizadas que produzcan efectos jurídicos o le afecten de modo significativo, ni realizamos elaboración de perfiles. La lectura automática del documento descrita en la sección 7 se limita a extraer texto de una imagen, correspondiendo siempre la revisión y confirmación a una persona. Las alertas de los sensores descritas en la sección 10 no producen ningún efecto automático: son siempre valoradas por una persona antes de cualquier acción.

18. Seguridad

La aplicación, la base de datos y el almacenamiento de archivos que soportan la gestión de reservas y el registro de huéspedes están alojados en servidores situados en Europa (Países Bajos, Alemania y Europa Occidental).

Hemos adoptado medidas técnicas y organizativas adecuadas al riesgo, entre las que: cifrado de las comunicaciones (HTTPS) y de los datos en reposo, autenticación fuerte y acceso restringido por perfil a la plataforma de gestión, registro de las modificaciones realizadas a los datos de los huéspedes, enlaces de check-in individuales y temporales, copias de seguridad cifradas con clave bajo nuestro control exclusivo, y eliminación automática programada de los datos una vez transcurridos los plazos de conservación.

Si se produce una violación de datos susceptible de implicar un riesgo elevado para sus derechos, será notificado en los términos del artículo 34.º del RGPD.

19. Cambios en esta política

Esta política puede actualizarse siempre que cambien los tratamientos que describe. La versión vigente es la publicada en esta página, con indicación de la fecha. Los cambios sustanciales se comunicarán a los huéspedes con reserva activa.