Politique de Confidentialité

1. Qui est responsable du traitement

Escalamarela, Lda NIPC 516 642 260 Siège social : Régia Douro Park, Edifício Incubadora de Empresas — Cowork, 5000-033 Andrães, Vila Real, Portugal Établissement : LETTIA Luxury Villa, Rua Direita n.º 18, 4450-650 Leça da Palmeira — Registo Nacional de Alojamento Local RNAL 127208/AL

Contact pour les questions de confidentialité : [email protected] · +351 910 121 910 (appel vers réseau mobile national)

Nous n'avons pas désigné de Délégué à la Protection des Données car nous ne sommes pas visés par l'article 37 du RGPD.

2. À quoi s'applique cette politique

Cette politique s'applique à :

• Site web public — www.lettia.pt et www.lettiavilla.com
• Plateforme de gestion des réservations et d'enregistrement des hôtes — app.lettia.pt, y compris le lien de check-in que nous envoyons à chaque hôte
• Communications par email, téléphone et WhatsApp
• Séjour à la villa, y compris les capteurs environnementaux installés sur la propriété

Lorsque nous parlons de « nous », « LETTIA » ou « la villa », il s'agit d'Escalamarela, Lda.

Cette politique est disponible en portugais, anglais, espagnol et français. En cas de divergence entre les versions, la version portugaise prévaut.

3. Résumé

Le détail de chaque traitement figure dans les sections suivantes.

4. Lorsque vous visitez notre site web

Mesure des visites. Nous utilisons Cloudflare Web Analytics pour savoir combien de personnes visitent le site, de quels pays, quelles pages elles consultent et par quels liens elles nous ont rejoints. Cet outil n'installe pas de cookies, ne crée pas d'identifiants persistants, ne recourt pas à l'empreinte digitale de l'appareil (*fingerprinting*) et ne suit pas les visiteurs entre sites. L'adresse IP est utilisée momentanément pour déterminer le pays et n'est pas conservée. Les données que nous voyons sont exclusivement agrégées : nous ne pouvons pas vous identifier ni reconstituer votre visite individuelle.

Positionnement dans les moteurs de recherche. Nous utilisons Google Search Console pour suivre les performances du site dans les résultats de recherche. Cet outil n'installe aucun élément sur votre appareil et ne traite que des données agrégées fournies par le moteur de recherche.

Cookies et stockage local. Notre site web utilise uniquement un cookie strictement nécessaire pour mémoriser la langue choisie, et enregistre sur votre appareil de petites préférences de navigation, comme la confirmation que vous avez lu l'avis relatif aux cookies. Aucun de ces éléments ne requiert de consentement, aux termes de l'article 5.º de la Lei n.º 41/2004. Nous n'utilisons pas de cookies publicitaires, de suivi ou de profilage. Si nous utilisons à l'avenir des éléments non essentiels, nous vous demanderons un consentement préalable, que vous pourrez refuser aussi facilement que vous acceptez et modifier à tout moment. Consultez notre Politique de Cookies.

Contenus tiers. La section de localisation intègre une carte OpenStreetMap. Lors du chargement de cette carte, votre adresse IP et le type de navigateur sont communiqués à la OpenStreetMap Foundation. Les vidéos présentées sur le site sont hébergées sur nos propres serveurs et n'impliquent pas de tiers. Le bouton WhatsApp est un simple lien : rien n'est communiqué à Meta tant que vous ne l'utilisez pas.

Base légale. Intérêt légitime à comprendre et améliorer les performances du site web (art. 6.º/1 f) du RGPD), par un traitement qui ne permet pas de vous identifier.

5. Lorsque vous nous contactez ou demandez une réservation

Contact direct. Si vous nous écrivez à [email protected], nous appelez ou utilisez WhatsApp, nous traitons votre nom, vos coordonnées et le contenu de la communication pour vous répondre. Nous n'enregistrons pas les appels téléphoniques. Les conversations WhatsApp sont également soumises à la politique de confidentialité de Meta, sur laquelle nous n'avons aucun contrôle.

Nous conservons ces communications tant qu'elles sont utiles au suivi de votre demande et, au maximum, trois ans après le dernier contact. Si vous nous contactez à nouveau dans ce délai, celui-ci repart.

Si un formulaire de contact est ajouté au site web à l'avenir, les données qui y sont saisies seront traitées dans les mêmes conditions.

Demande de réservation sur le site web. Pour vérifier la disponibilité et finaliser une réservation, nous traitons : nom, email, téléphone, pays, dates souhaitées, nombre et composition du groupe, montant et éventuelles demandes spéciales.

Paiement. Le paiement est effectué dans un environnement sécurisé de Stripe, vers lequel vous êtes redirigé depuis notre site. Les données de votre carte sont saisies directement dans Stripe et ne transitent jamais par nos systèmes — à aucun moment nous n'avons accès au numéro complet de la carte ni à son code de sécurité. Nous recevons uniquement la confirmation de la transaction, les quatre derniers chiffres, la marque de la carte et l'état du paiement, que nous utilisons pour la conciliation comptable et la gestion des cautions.

Caution. Le cas échéant, elle est constituée par une préautorisation sur la carte, sans débit effectif, libérée selon les conditions indiquées dans les Conditions de Réservation.

Base légale. Mesures précontractuelles à votre demande et, après confirmation, exécution du contrat d'hébergement (art. 6.º/1 b)).

6. Lorsque vous réservez via une autre plateforme

Si vous réservez via Airbnb ou une autre plateforme de réservation, nous recevons vos données de la plateforme et non directement de vous. Dans ces cas, nous recevons typiquement : nom, dates, nombre d'hôtes, montant, référence de la réservation, et un email et téléphone de contact — généralement anonymisés ou intermédiés par la plateforme.

La collecte initiale de ces données est effectuée par la plateforme, dans le cadre de sa propre politique de confidentialité, sur laquelle nous n'avons aucun contrôle. À partir du moment où nous les recevons, nous sommes responsables de leur traitement, aux termes de la présente politique.

Nous utilisons Beds24 comme système de gestion des canaux, qui centralise les réservations provenant des différents canaux et les transmet à notre plateforme de gestion.

Réservations pour des tiers. Si vous réservez au nom d'autres personnes, ou nous communiquez les données des autres hôtes, il vous incombe de les informer de cette politique. Tous les hôtes peuvent exercer leurs droits directement auprès de nous.

7. Enregistrement des hôtes et communication aux autorités

La loi portugaise nous oblige à enregistrer tous les hôtes et à communiquer aux autorités l'hébergement de citoyens étrangers. C'est la partie la plus sensible du traitement et nous l'expliquons en détail.

8. Allergies et informations de santé

Le formulaire de check-in permet d'indiquer des allergies ou restrictions alimentaires. Il s'agit d'un champ facultatif, dont le seul objectif est de préparer le petit-déjeuner en toute sécurité et d'éviter les risques pendant le séjour.

• Nous ne les traitons qu'avec votre consentement explicite, donné lors du remplissage du champ (art. 9.º/2 a) du RGPD)
• Elles ne sont visibles que par les personnes qui préparent le service
• Elles ne sont pas communiquées à des tiers
• Elles sont supprimées 30 jours après le check-out ; à partir de cette date, nous ne conservons qu'un compteur statistique anonyme (type d'allergie, tranche d'âge et année), qui ne permet pas de vous identifier
• Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en écrivant à [email protected]

Il s'agit de données relatives à la santé, bénéficiant d'une protection renforcée. Par conséquent :

Ne pas indiquer d'allergies n'a aucune conséquence sur la réservation — cela nous empêche seulement d'en tenir compte.

9. Préparation et suivi du séjour

Pour organiser votre arrivée et adapter le service, nous traitons : heure d'arrivée prévue, numéro de vol (lorsque vous l'indiquez, pour suivre les retards), préférences de lits et de petit-déjeuner, et langue préférée.

Le numéro de vol est utilisé exclusivement pour consulter l'état public du vol via un service d'information aéronautique ; nous n'accédons à aucune donnée de votre réservation de voyage.

Nous conservons ces préférences tant que dure notre relation et jusqu'à trois ans après votre dernier séjour, afin que lors d'une visite ultérieure vous n'ayez pas à les indiquer à nouveau. À l'issue de ce délai, l'information est convertie en données statistiques agrégées qui ne permettent plus de vous identifier.

Base légale. Exécution du contrat et intérêt légitime dans la qualité du service.

10. Capteurs installés dans la villa

11. Facturation, comptabilité et taxe municipale de séjour

Facturation. Nous émettons une facture pour chaque séjour, avec les éléments exigés par la loi — nom, adresse et NIF ou document d'identification, le cas échéant. Les factures sont conservées en archive et communiquées à Autoridade Tributária.

Taxa Municipal Turística. Le Município de Matosinhos exige le paiement d'une taxe par hôte et par nuit, avec des exonérations applicables selon l'âge et les limites de nuits. À cette fin, nous traitons l'âge de chaque hôte à la date du check-in et conservons le calcul trimestriel comme preuve.

Comptabilité. Les documents sont traités par un comptable certifié et via un logiciel de facturation et de comptabilité, tous deux liés par un devoir de confidentialité.

Base légale. Obligation juridique (art. 6.º/1 c)), aux termes du Código do IVA, du Código do IRC et du règlement municipal applicable. Tant que durent les délais légaux de conservation, il n'est pas possible de supprimer ces données sur demande, même si vous le demandez.

12. Communications commerciales

Si vous nous indiquez expressément un email à cet effet, nous pourrons vous envoyer des informations sur la villa, la disponibilité et les offres.

• C'est toujours facultatif et ne conditionne jamais la réservation ou le séjour
• Il n'est disponible que pour les hôtes âgés de 18 ans ou plus
• Nous enregistrons la date et la version du texte de consentement, comme preuve
• Vous pouvez vous désabonner depuis toute communication, ou en écrivant à [email protected]
• Le retrait du consentement n'affecte pas la licéité des envois antérieurs

Base légale. Consentement (art. 6.º/1 a) du RGPD et art. 13.º-A de la Lei n.º 41/2004, du 18 août).

13. Avec qui nous partageons vos données

Nous ne vendons pas vos données personnelles et ne les partageons pas à des fins publicitaires.

Les données ne sont accessibles qu'à ceux qui en ont besoin pour les finalités décrites :

Nos sauvegardes sont chiffrées sur notre propre équipement avant d'être envoyées vers le stockage cloud, de sorte que le fournisseur respectif n'a aucun accès au contenu.

Nous pouvons également communiquer des données aux autorités publiques, tribunaux ou assureurs lorsque la loi l'exige ou que cela est nécessaire à la défense de nos droits.

Tous les prestataires ci-dessus sont liés par un contrat de sous-traitance aux termes de l'article 28.º du RGPD, avec des obligations de confidentialité et de sécurité, et ne peuvent traiter les données que selon nos instructions.

14. Transferts hors de l'Espace Économique Européen

Certains des prestataires ci-dessus ont leur siège ou leur infrastructure en dehors de l'EEE, notamment aux États-Unis d'Amérique. Dans ces cas, les transferts reposent sur :

• La Décision d'adéquation de la Commission européenne relative au Cadre de protection des données UE-États-Unis (EU-U.S. Data Privacy Framework), lorsque le prestataire y est certifié
• La Décision d'adéquation relative au Royaume-Uni, dans le cas de Beds24
• Des Clauses Contractuelles Types approuvées par la Commission européenne, complétées par des mesures techniques supplémentaires telles que le chiffrement en transit et au repos, dans les autres cas

Vous pouvez nous demander des informations sur les garanties applicables à tout transfert concret.

15. Combien de temps nous conservons vos données

Exception. Lorsqu'un séjour n'a pas encore été facturé, les données nécessaires à l'émission de la facture sont conservées jusqu'à la conclusion de ce processus, même si les délais ci-dessus sont déjà écoulés.

À l'issue des délais, les données sont supprimées de manière automatique et irréversible ou anonymisées — converties en information statistique qui ne permet plus de vous identifier et que nous pouvons conserver sans limite de temps, car elles ne constituent plus une donnée personnelle.

Sauvegardes. Si vous exercez le droit à l'effacement, vos données sont supprimées des systèmes actifs immédiatement. Les sauvegardes sont chiffrées et remplacées en rotation et, tant qu'elles subsistent, les données qu'elles contiennent ne sont utilisées à aucune fin autre que la récupération en cas de panne technique.

16. Vos droits

Aux termes des articles 15.º à 22.º du RGPD, vous avez le droit de :

• Accéder à vos données et en obtenir une copie
• Rectifier des données inexactes ou incomplètes
• Effacer vos données, lorsqu'elles ne sont plus nécessaires ou lorsque vous retirez votre consentement — sauf lorsque la loi nous oblige à les conserver, notamment à des fins fiscales et d'enregistrement des hôtes
• Limiter le traitement, tant que vous contestez l'exactitude des données ou vous vous opposez au traitement
• Portabilité, en recevant les données que vous nous avez fournies dans un format structuré et lisible par machine
• Vous opposer aux traitements fondés sur l'intérêt légitime, y compris les capteurs environnementaux
• Retirer votre consentement à tout moment concernant les allergies et les communications commerciales, sans affecter la licéité du traitement antérieur

Comment les exercer. Écrivez à [email protected]. Nous répondons dans un délai d'un mois, prorogeable de deux mois pour les demandes complexes, auquel cas nous vous en informerons. L'exercice de ces droits est gratuit. Nous pouvons vous demander des éléments supplémentaires lorsque nous avons des doutes fondés sur votre identité.

Réclamation. Vous pouvez introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle :

Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD) Av. D. Carlos I, 134, 1.º — 1200-651 Lisboa [email protected] · +351 213 928 400 · www.cnpd.pt

17. Décisions automatisées

Nous ne prenons pas de décisions exclusivement automatisées produisant des effets juridiques ou vous affectant de manière significative, et nous ne réalisons pas de profilage. La lecture automatique du document décrite à la section 7 se limite à extraire du texte d'une image, la révision et la confirmation incombant toujours à une personne. Les alertes des capteurs décrites à la section 10 ne produisent aucun effet automatique : elles sont toujours examinées par une personne avant toute action.

18. Sécurité

L'application, la base de données et le stockage de fichiers qui supportent la gestion des réservations et l'enregistrement des hôtes sont hébergés sur des serveurs situés en Europe (Pays-Bas, Allemagne et Europe occidentale).

Nous avons adopté des mesures techniques et organisationnelles adaptées au risque, notamment : chiffrement des communications (HTTPS) et des données au repos, authentification forte et accès restreint par profil à la plateforme de gestion, enregistrement des modifications apportées aux données des hôtes, liens de check-in individuels et temporaires, sauvegardes chiffrées avec clé sous notre contrôle exclusif, et suppression automatique programmée des données une fois les délais de conservation écoulés.

En cas de violation de données susceptible d'entraîner un risque élevé pour vos droits, vous serez notifié aux termes de l'article 34.º du RGPD.

19. Modifications de cette politique

Cette politique peut être mise à jour chaque fois que les traitements qu'elle décrit changent. La version en vigueur est celle publiée sur cette page, avec indication de la date. Les modifications substantielles seront communiquées aux hôtes disposant d'une réservation active.